Порядок оформления работника в командировку за рубеж

При оформлении документов, работа кадровой службы и бухгалтерии выходят на первый план документооборота и не всегда их действия прозрачны. Поэтому, давайте, рассмотрим пошагово все этапы отправки сотрудника за рубеж.
Во-первых, чтобы послать сотрудника в командировку, вам необходимо оформить служебное задание. В нем работодатель указывает цель командировки, место и сроки. Документ не заполняется сразу целиком. Сначала заполняется часть, а по приезду – остальное. Служебное задание подписывается сначала руководителем подразделения (или дивизиона), а затем утверждается уполномоченным руководством компании.
Во-вторых, на основании оформленного и утвержденного служебного задания, издается приказ о направлении в командировку.
В-третьих, работнику выдается денежный аванс. Размер аванса рассчитывается исходя из срока, а так же сумм, установленных, например, коллективным трудовым договором. Так как командировка предполагается за рубеж, то аванс сотруднику можно выдать не только в рублях, но и в валюте, которую он может поменять самостоятельно в банке или обменном пункте. Разумеется, аванс может иметь наличную или безналичную форму.
В-четвертых, оформляем командировочное удостоверение, в тех случаях, когда это необходимо. А необходимо это делать только в некоторые страны СНГ. Дело в том, что с этими странами существуют межправительственные соглашения, и на государственной границе в документах не фиксируется ее пересечение. А дата ее необходима для определения момента выплаты суточных в валюте. К таким странам СНГ относятся: Белоруссия, Молдова, Украина, Азербайджан, Армения, Киргизия, Казахстан, Таджикистан и Узбекистан. Разумеется, при планировании командировки, следует уточнить этот момент, чтобы не выяснилось, что в последний момент соглашение отменили.
В-пятых, направляемого сотрудника в командировку за рубеж, регистрируем в журнале учета командировок, где указываем, помимо его личных данных (ФИО, должность, срок и т.д.), номер и дату его командировочного удостоверения, пункт назначения, организацию, куда он отправлен.
Можно отправлять работника в дорогу. Не так уж и сложно это выглядит и на практике.
По возвращению сотрудника, в течение трех дней, он должен составить отчет о выполненной работе (заполнить до конца, упомянутое ранее, служебное задание). Так же он обязан предоставить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами авансовый отчет о командировочных расходах.
После работодатель рассчитывает размер всех допустимых расходов и окончательно рассчитывается с работником. При наличии остатка выданного сотруднику денежного аванса, он обязан вернуть всю сумму в течение трех дней после возвращения из командировки.